Документування управлінської діяльності закладу освти за новим ДСТУ 4163:2020
З 1 вересня 2021 року усі юридичні особи, зокрема, заклади освіти, повинні застосовувати новий ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Відтепер візування, посвідчення копій, підпис, ознайомлення з документом, гриф та інші реквізити документів оформлятимуться по-новому.
Перед впровадженням нового ДСТУ документ необхідно ретельно вивчити, впровадити в діловодство закладу і тільки потім розпочинати активно його застосовувати, адже у керівника закладу освіти все має бути чітко та декларативно.
ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ ЗАКЛАДУ ОСВІТИ
ДСТУ 4163:2020 поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, а вони поділяються на організаційні, розпорядчі та інформаційно-аналітичні.
Організаційна документація
-
Статут.
-
Положення про відокремлений структурний підрозділ (філію опорного закладу освіти).
-
Структура і штатна чисельність.
-
Штатний розпис.
-
Колективний договір.
-
Правила внутрішнього трудового розпорядку.
-
Інструкція з діловодства закладу освіти.
-
Номенклатура справ.
-
Посадова інструкція.
-
Робоча інструкція.
Розпорядча документація
Розпорядча складова будь-якого закладу освіти – це наказ. Вони можуть бути:
-
з основної діяльності закладу;
-
з руху учнів/вихованців;
-
з адміністративно-господарських питань закладу;
-
з кадрових питань закладу тривалого та тимчасового строку зберігання.
Інформаційно-аналітична документація
-
Протоколи.
-
Акти.
-
Довідки.
-
Характеристики.
-
Доповідні/пояснювальні записки.
-
Графіки відпусток.
-
Службові листи тощо.
Усі організаційно-розпорядчі документи повинні бути адаптовані до нових вимог ДСТУ.
АЛГОРИТМ ДІЙ ЩОДО ВПРОВАДЖЕННЯ ДСТУ 4163:2020
-
Внести зміни до Інструкції з діловодства закладу освіти.
-
Подати проєкт Інструкції на схвалення експертної комісії закладу освіти.
-
Після схвалення створити наказ про затвердження і введення в дію Інструкції з діловодства закладу освіти в новій редакції з 01.01.2022.
ЗАГАЛЬНІ АСПЕКТИ ЗМІН В РЕКВІЗИТАХ
Пункт 4.3 ДСТУ
У разі виготовлення бланків документів використовуються такі реквізити як:
-
герб України (17 мм х 12 мм);
-
зображення емблеми (висота не більше ніж 17 мм);
-
найменування юридичної особи;
-
найменування юридичної особи вищого рівня;
-
найменування структурного підрозділу юридичної особи;
-
довідкові дані про юридичну особу;
-
код форми документа;
-
код юридичної особи;
-
назва виду документа;
-
дата документа;
-
реєстраційний індекс документа;
-
посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
-
місце складання документа;
-
адресат;
-
відмітка про контроль;
-
заголовок до тексту документа.
Пункт 4.4. ДСТУ
7 обов’язкових реквізитів бланків документів:
-
найменування юридичної особи;
-
назва виду документа;
-
дата документа;
-
реєстраційний індекс документа;
-
заголовок до тексту документа;
-
текст документа;
-
підпис.
! Назва виду документа:
-
має бути на всіх видах документів, крім листів;
-
друкується великими літерами та має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених в юридичній особі;
-
на поздовжніх бланках розміщується посередині, а на кутових – у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».
Дата документа проставляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації проставляти дату реєстрації документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи, згідно з постановою Кабінету Міністрів України.
Штрих-код проставляють у центрі нижнього поля першої сторінки документа. QR-код (21 мм х 21 мм) – у нижньому лівому куті першої сторінки документа.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа має містити реєстраційний індекс та дату того документа, на який дають відповідь. Його розміщують нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.
У найменуванні адресата допускається зазначати скорочене найменування юридичної особи ДОН КОДА:
(Директору Департаменту освіти і науки
Київської обласної державної адміністрації
Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ).
Резолюція максимально може складатися з таких елементів: прізвище, власне ім’я виконавця у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений термін. Позначають її великою літерою «К» або словом «Контроль».
Для того, щоб дізнатись більше про те, як і коли впроваджувати в діловодство ЗЗСО новий ДСТУ 4163:2020, переходьте за посиланням та дивіться вебінар